L’extrait du registre du commerce et des sociétés, plus communément appelé KBIS, est un document officiel délivré par le greffe du Tribunal de commerce. Il atteste de l’existence juridique d’une entreprise et regroupe l’ensemble des informations la concernant. Dans cet article, nous passerons en revue les éléments essentiels qui doivent figurer sur un KBIS, ainsi que leur importance pour les entrepreneurs et autres acteurs économiques.
Qu’est-ce qu’un KBIS ?
Le KBIS est le document attestant la légalité d’une entreprise et constitue une véritable carte d’identité commerciale. Il est délivré par le greffe du Tribunal de commerce compétent après l’immatriculation de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS). Le KBIS contient des informations obligatoires qui permettent d’identifier clairement l’entreprise, telles que sa raison sociale, son numéro SIREN ou encore son adresse. Ce document est souvent requis lors de démarches administratives, commerciales ou financières.
Les informations obligatoires sur un KBIS
Le KBIS doit comporter plusieurs éléments essentiels pour assurer la transparence et la traçabilité de l’entreprise. Voici les principales informations qui doivent y figurer :
- Raison sociale ou dénomination sociale : il s’agit du nom officiel de l’entreprise, sous lequel elle est immatriculée au RCS et exerce son activité. La raison sociale doit être unique et ne pas prêter à confusion avec une autre entreprise.
- Numéro SIREN : ce numéro d’identification à 9 chiffres est attribué par l’INSEE lors de l’immatriculation de l’entreprise au RCS. Il permet de distinguer chaque entreprise de manière unique et invariable, indépendamment de sa forme juridique ou de son secteur d’activité.
- Code APE : il s’agit du code attribué par l’INSEE à chaque entreprise en fonction de son secteur d’activité, dans le but de faciliter les statistiques économiques et la classification des entreprises. Un code APE est composé de 4 chiffres et 1 lettre (par exemple : 6202A pour la « Conseil en systèmes et logiciels informatiques »).
- Forme juridique : elle correspond au statut légal choisi par l’entreprise lors de sa création (SARL, SAS, EURL, etc.). Cette information est importante car elle détermine les règles applicables en termes de responsabilité, de gouvernance et de fiscalité.
- Capital social : il s’agit du montant total des apports réalisés par les associés ou actionnaires lors de la constitution de l’entreprise. Le capital social peut être variable ou fixe, et peut évoluer au cours du temps en fonction des augmentations ou diminutions décidées par les dirigeants.
- Adresse du siège social : cette information permet d’identifier le lieu où se trouve le centre administratif et décisionnel de l’entreprise. L’adresse du siège social doit être mentionnée sur l’ensemble des documents commerciaux et administratifs émanant de l’entreprise.
- Date d’immatriculation : elle correspond à la date à laquelle l’entreprise a été enregistrée au RCS. Cette information permet notamment de connaître l’ancienneté de l’entreprise et son évolution dans le temps.
- Identité des dirigeants : le KBIS doit mentionner les noms, prénoms, dates et lieux de naissance des personnes ayant le pouvoir de représenter légalement l’entreprise (gérants, présidents, etc.). Cette information est cruciale pour déterminer qui peut engager la responsabilité de l’entreprise.
L’utilité du KBIS dans les relations commerciales
Le KBIS est un document essentiel dans les relations commerciales et économiques, car il atteste de la légalité et de la solvabilité d’une entreprise. Il est souvent demandé lors de démarches telles que :
- la conclusion d’un contrat commercial ou d’un partenariat,
- l’ouverture d’un compte bancaire professionnel,
- la demande d’un crédit ou d’une aide financière,
- la participation à un appel d’offres public,
- l’enregistrement auprès des organismes sociaux et fiscaux.
Ainsi, disposer d’un KBIS à jour est indispensable pour mener sereinement ses activités économiques et se conformer aux obligations légales en vigueur.
Comment obtenir un KBIS ?
Pour obtenir un extrait KBIS, il suffit d’en faire la demande auprès du greffe du Tribunal de commerce compétent, en précisant le numéro SIREN de l’entreprise concernée. La demande peut être effectuée en ligne sur le site internet infogreffe.fr, par courrier ou directement au guichet du greffe. Le coût d’un extrait KBIS varie selon le mode de transmission choisi (électronique, postal) et les frais d’envoi éventuels.
La mise à jour des informations sur le KBIS
Les entreprises ont l’obligation de déclarer au greffe du Tribunal de commerce toute modification concernant les informations figurant sur leur KBIS (changement d’adresse, augmentation de capital, nomination d’un nouveau dirigeant, etc.). Cette démarche doit être effectuée dans un délai de 30 jours à compter de la réalisation effective de la modification. Le greffier procède alors à la mise à jour du registre du commerce et des sociétés et délivre un nouvel extrait KBIS.
En somme, le KBIS est un document incontournable pour toute entreprise immatriculée au RCS. Il regroupe des informations essentielles permettant d’identifier clairement l’entreprise et ses dirigeants, facilitant ainsi les relations commerciales et administratives. Il convient donc pour les entrepreneurs de veiller scrupuleusement à la tenue à jour de leur extrait KBIS afin de se conformer aux obligations légales et assurer la transparence vis-à-vis des tiers.
