Si le client contacte un avocat pour avoir recours à ses services, ce dernier doit mentionner les conditions de son engagement par écrit dans une convention de mandat pour éviter tout malentendu. Ce document sera signé par les deux parties et son contenu peut varier selon la nature du dossier, mais la loi stipule des mentions obligatoires.
La portée des services de l’avocat
Des éléments sont essentiellement à confirmer dans le mandat d’un avocat. Pour la portée de ses services, il doit être inscrit les étapes clés dans le dossier et la représentation du client par l’avocat ; toute limite à la représentation ; les objectifs du client et les services juridiques précis qu’il recevra; toute mesure à prendre par le client ou par de tierces parties ; les résultats que le professionnel du droit peut obtenir ; et le temps prévu pour offrir les services juridiques et obtenir des résultats.
Les frais et débours
La convention doit obligatoirement indiquer :
- Le mode de facturation à l’heure, au forfait, ou encore selon une autre méthode.
- L’estimation des frais et des débours que le client peut engager.
- Le montant ainsi que la date de paiement des honoraires de l’avocat. Le cas échéant, ce sera la mention de la fréquence de remise de factures intérimaires au client plus la date de remise de la facture finale qui seront affichées.
- Qui va se charger directement du paiement des débours ?
- Le taux d’intérêt à appliquer sur la facture sur les comptes en souffrance.
- La politique de facturation de l’avocat.
- Les conséquences du manquement de paiement par le client.
Les communications avec le client
Concernant les communications, il est indispensable de noter par écrit le mode de communication entre l’avocat et le client ; les moyens et la fréquence des rapports au client ; le temps estimatif de la réponse de l’avocat au client (appels, courriels, lettres ou autres formes de communication).
Le retrait de la représentation
Cette rubrique est aussi obligatoire afin de définir clairement les circonstances pouvant permettre à l’avocat de se retirer de la représentation. Quelques précisions doivent également y figurer comme la propriété du contenu du dossier ; les effets de la non-obtention des directives adéquates du client pour exécuter les tâches pour lesquelles l’avocat est tenu ainsi que le frais de transfert du dossier au client ou à un autre avocat.
Lors de l’établissement de la convention, l’avocat doit s’assurer que le client comprenne bien chaque libellé et chaque signification. Il doit donc rester très clair pour pouvoir faire comprendre la portée de sa relation professionnelle avec son client malgré la complexité du domaine du droit.
